广州广电房地产开发有限公司是广州无线电集团有限公司属下的全资子公司，拥有高、中级专业职称的工程技术骨干和经营管理专业人员40余人，具有独立法人资格及城市综合开发二级资质。作为一家房地产开发企业，“精心规划设计为根本，质量为中心，工期为重点，效益为目的，完善服务为宗旨”是公司贯彻始终的经营方针，体现了公司求完美、想客户所想的经营理念。

随着广州市城市建设的迅猛发展及人民生活的提高，对住房的需求日益增大，同时，随着市场竞争的激烈加剧，使现代企业在迅速发展之后面临从粗放型经营向集约化经营转变的课题，不仅要提高项目开发的技术水平，还要提高管理水平。建立集成化的符合广电房地产公司实际的办公自动化系统（OA）是提高企业管理水平，适应市场的迫切需要。

在商品经济时代的管理软件管的是人、财、物这些有形的东西，对这些业务的核算管理软件是企业信息化最基本的一个要求。经过多年的发展，广州广电房地产开发有限公司相继建立了财务管理、售楼管理、辅助设计CAD以及随OA系统一起建立的人力资源管理等软件。但是随着社会的发展，现在慢慢进入知识经济时代、信息时代，管理软件应该更注重于管理的认识、企业的信息和其他有价值的知识。如何依靠新的知识与工具行之有效的增强员工间的交流与沟通、如何提高各部门之间的电子协作从而提高工作效率、如何通过对企业信息、行政资源的规划、整合、协调、控制，使企业管理具有灵活性、适应性、时效性、创造性和协同性，帮助企业实现大量信息传递、有效、准确地获取、管理和传递…这些问题的解决对于企业来说显得越来越有必要。

企业在选择OA产品的时候主要考虑的因素有：产品的成熟度、数据的安全性、功能的强大性、实施系统的成本、跨平台性、开放性、扩展性、稳定性、可维护性、与现有或者未来的系统的可集成的能力、产品服务商的实力和服务质量。因此，广州广电房地产开发有限公司根据公司的实际情况和系统设计原则，最终选择了用Lotus Domino作为企业内部网的应用开发平台的广州天剑计算机系统工程有限公司的TJ_OA产品。

技术选型应用平台的优点：IBM/Lotus公司的Lotus Domino/Notes ，它结合了企业级电子邮件、分布式文档数据库与快速应用开发等三位一体的强大技术，全面集成 Internet技术，不仅为用户提供了方便易用、功能完善的邮件处理系统，而且在网络资源管理和在网络上共享和转换各类应用系统的信息等方面提供了安全、可靠和强有力的工具，其强大的工作流软件开发环境，可以帮助用户建立B/S（浏览器/服务器）和Notes客户机/服务器结构体系的企业级应用解决方案。

因此，TJ_OA办公自动化产品能够帮助企业利用计算机互联网和各种先进的信息技术完成电子协同工作和知识管理这两个概念。

OA产品和企业自身的文化、知识、经营、管理等模式和概念如何能够互相整合，对于这一点，OA产品的实施是关键。TJ_OA产品在广州广电房地产开发有限公司的实施的步骤如下：

1、企业需求分析

企业OA的需求分为两种：外在的需求、潜在的需求。企业的文化、知识、经营、管理等过程中存在许多无形的信息，而这些信息看似平常，但它们都是与企业运作紧密联系，息息相关的，利用科学的管理手段把这些有用信息加以处理充分发挥其潜在的价值，对于这些信息的管理将是企业的外在的需求。外在的需求是企业自身的体现，而我们的OA产品不能仅仅是对企业的外在需求的体现，这就要求OA产品提供商或者第三方的企业决策机构能够根据企业目前的模式和概念进行科学的诊断，找出企业文化、知识、工作协作、管理中存在的问题并加以修改和完善，而且能对企业的未来发展进行预测，从而对OA系统的安全性、可扩展性、可集成性、跨平台等专业的因素做出具体的要求。这样就形成了企业的潜在的需求。TJ_OA充分考虑了并且体现了企业外在和潜在的需求。在对企业有了充分的认识后和企业的员工包括企业的决策者们一道研究了企业全面的需求分析，从而决定了TJ_OA的产品体系。

2、OA产品的详细设计

有了企业的需求分析后，对于OA产品如何将需求分析转化为技术需求，这一点对于OA产品也是至关重要的，TJ_OA产品开发项目组根据需求，凭借丰富的技术经验，形成了一套行之有效的产品方案。

3、OA产品的开发

OA产品的开发对于OA产品提供商来说必须按照业界的标准来保证产品质量。

4、OA产品的培训、试运行、再决策、再完善等实施工作

一个产品成型后，就到了检验产品的阶段了。首先培训企业的员工使他们掌握系统的使用方法，并按照需求分析、详细设计来对系统进行测试，看是否符合要求，然后OA产品要进入实质的考验，就要投入企业试运行，与企业进行磨合，磨合的过程实际上就是产品与企业的文化、经营、管理相融合的一个过程，并进一步发现企业或者产品依然存在的问题，并对相关问题进行决策分析，完善产品体系。

因此，在OA产品的实施过程中，始终是产品提供商、企业、第三方决策机构互相参与，互相配合的过程。

◆ 企业文化子系统

全面覆盖企业的办公事务，使企业信息能够被所有管理者和员工及时、有效地获取和应用；

企业文化子系统主要用于宣传企业，树立企业形象，增强员工的凝聚力，逐步建立和完善符合现代企业管理模式的企业文化系统的建设。主要包括：企业形象、员工培训、总经理信箱、作品展示、文学欣赏、休闲时光等模块。

◆ 业务管理子系统

利用Lotus Notes的数据接口技术LEI、DECS、Notes SQL for ODBC和内置的Java技术可以直接与DB2 for AS400、Oracle for NT/UNIX、SQL Server for NT、Xbase for Dos/windows 等各种不同数据源交换数据的特性，因此OA系统使用Lotus Notes的数据接口技术编写用户程序，实现对现有的财务管理、售楼管理、人力资源管理等系统的数据集成，达到不同的系统数据共享。

日常管理子系统

辅助办公室人员完成日常工作中的管理功能，包括：公告通知、公司新闻、报告审批、会议管理、工作计划、政策法规、规章制度、内部刊物、大事记、来宾管理等模块。

◆ 文档管理子系统

包括：公文收文、公文发文、文件管理、合同管理、档案管理、媒体资料、函件管理。利用Lotus强大的工作流开发能力，使文档高效、快速流转，文档流转的流程用户可以随时灵活的自定义。并且系统实现与MS OFFICE办公软件的无缝结合，并配合手写笔实现手写签名和修改痕迹保留等关键技术。

◆ 个人事务子系统

完成个人日常办公事务的平台，包括：督办管理、个人文档、电子论坛、工作日记、名片管理、常用信息、日程安排、领导日志等功能模块。

◆ 短信中心子系统

内部各类信息快速传递中心，能够达到实时发送、接收内部的各类实时信息，并以图像、声音等多媒体方式提示信息。

◆ 电子邮件系统

支持多种客户机包括基于MAPI和POP3协议的邮件客户机、Web浏览器和Notes客户机的邮件发送和基于SMTP的邮件接收。

◆ 系统维护系统

实现对整个系统的系统管理与维护，包括用户管理、公文流程管理、办文表单及打印格式维护、系统自动备份等功能。

TJ_OA办公自动化系统已广泛应用于广州广电房地产开发限公司整个公司范围内实现信息交流网络化和办公自动化， 通过与财务、售楼、人力资源等系统的集成，使公司领导和相关人员能够通过办公自动化系统便捷地查询这些数据，及时掌握企业运营状态，一旦发现问题，能够立即通过办公自动化系统进行协调解决。帮助企业实现大量信息传递、有效、准确地获取、管理和传递，使各部门各员工的工作通过TJ_OA系统得到了很好的电子协作，从而有效提高公司的生产经营和管理效益。

OA产品能否在企业中顺利、成功实施，以下几点非常重要：

1、企业的员工（包括企业决策者）的配合

全体员工以及决策者的互相配合是做好需求分析的保证、是产品顺利实施的保障、是产品与企业融合的关键。否则需求不是真实的需求、产品实施没有决策甚至行政支持、产品与企业文化相抵触等都足以使产品夭折。

2、企业决策和诊断能力

一个产品的生命周期是企业必须考虑的问题，我们的产品不能只是解决目前的问题，还能解决未来现在没有预见的问题。这样就要求企业、产品提供商、第三方决策机构要有良好的决策和诊断能力。

3、产品提供商对企业的引导

产品实施的过程中产品提供商是否对企业作引导作用。由于兼顾利益问题，害怕引导企业发现潜在的需求，这是产品提供商和企业双方的利益所决定的。