东莞糖厂集团地处东莞中堂，是一家以制糖为主的综合性企业集团，下属有24个厂、公司，排名居全国轻工企业200强及全国食品制造业50家最大规模企业之列。

随着东糖集团的不断发展，管理的复杂度加大，集团领导已经充分认识到信息化建设对企业持续发展的重要性，曾多次组织有关人员参观信息化建设效益明显的企业，学习借鉴信息化建设的经验，并且多次邀请信息化服务提供商为企业信息化建设作专题讲座，为集团信息化建设提供科学、合理、切实可行的解决方案。

建立集团型办公自动化系统是东糖集团领导在全局性信息化建设中走出的第一步。其初衷是面对一个由24个分厂、子公司组成的大型集团、亟须加强沟通，构建企业文化与知识管理平台，实现集团内信息的无障碍下达与反馈，从而提高企业执行力。经过详细的分析论证，确定了东糖集团办公自动化系统的目标：以先进的计算机网络技术为依托，以业务流转为核心，以综合信息服务为基础，以电子邮件、信息查询服务及日常事务管理等为内容构建办公自动化系统，提高企业内部的办公效率、决策能力和应急指挥能力，实现集团资料共享，并与未来应用系统高度集成。具体需求是：

信息分散、不规范，总部无法实时了解分公司、办事处的销售情况，信息处理能力弱。

方便灵活的自定义工作流程、公文格式及内容，针对岗位职责，分配不同的权限，保证信息流的方向性、及时性、安全性、保密性，保障领导层可随时了解各项工作进展情况，有效实现内部实时管理和监控；

建立文档管理制度，根据各种文件的性质、用途等标准对其进行分类管理。流通后的公文可归档，其它各类文件可随时录入到系统中，形成企业档案库，完成归档、保存、借阅、销毁制度化；

掌握市场、销售、财务、成本、人事等方面准确、完整、及时的信息，对领导层的决策提供信息保证；及时掌握市场信息，完善发展规划，改进销售策略，提高服务质量；

根据集团实际需求，采集集团内部的各类报表数据，进行分类汇总，实时传送到管理者手中，方便领导对企业全面情况的了解和监控；加强会议、人事、劳资、合同、车辆等日常办公管理。

东糖集团OA选型组经过多方考察，最终选择了广州市天剑计算机系统工程有限公司的TJ_OA产品作为原型产品进行客户化实施。TJ_OA系统基于IBM/Lotus公司的Lotus Domino/Notes平台，它结合了企业级电子邮件、分布式文档数据库与快速应用开发以及Internet技术，不仅为用户提供了方便易用、功能完善的邮件处理系统，而且在网络资源管理和网络共享、转换各类应用系统信息等方面提供了安全、可靠、强有力的工具。其强大的工作流软件开发环境，可以帮助用户建立B/S（浏览器/服务器）和Notes客户机/服务器结构体系的企业级应用解决方案。

为了保证项目成功，在系统建设工作开展之前，制定有效的项目实施与管理计划是必不可少的。OA系统的实施得到集团领导的高度重视，成立了以集团董事会和天剑公司领导层组成的项目领导小组，负责监督整个OA项目的实施，东糖集团所有部门的领导都作为实施组成员负责本部门OA项目的实施。

依照“总体规划、分步实施”的原则，东糖OA的实施分为六个阶段：实施准备、产品试用、客户化、系统再培训、切换运行与测试验收，六个环节环环相扣，每一个环节均有相关的控制措施，并设置里程碑式标志，层层推进。

通过4个月的紧张实施，东糖集团对天剑项目组认真负责的工作态度和精湛的技术水平十分满意，系统实施效果明显：

全面覆盖企业的办公事务，使企业信息能够被所有管理者和员工及时、有效地获取和应用；

提供了强大的流程自定义功能，使用户能够根据自身办公事务的特点来定制业务流程，并可对流转过程进行实时监控；

具有实时短信息提示功能：系统具备单发、群发短信息功能，根据信息提示可以快捷地办理事务。

通过OA系统，集团领导可以对下属24个分厂、公司工作质量与进度进行全程监控，加大工作透明度，提高工作效率。

2011年，随着东糖集团跨地区、跨行业，既多元化又专业化的发展战略目标的实现，东糖集团OA系统近年来陆续在广西、山西两地的成员单位实施上线，目前系统的总用户数已过千个，所发挥的作用日益显著。

随着集团业务的不断拓展和对信息化管理理解的不断深化，东糖集团的决策层和管理层对利用OA系统提升企业管理水平有了更为深广的要求，希望将OA系统升级成为全集团统一的管理信息系统门户平台，在集成东糖集团总部、广西和山西分支机构的三个OA系统的基础上，实现从OA系统直接登录到其他应用系统（来自多个不同软件公司开发的供应链、财务、人力资源管理、化验室报表、农务报表等系统）的便捷应用，同时对OA系统中相关的新需求进行升级和完善，使系统的功能更加强大，性能更加优越，针对以上内容，天剑公司与东糖集团进行了详细沟通、方案论证和接口集成测试后，一致制定了东糖集团OA系统集成开发项目解决方案，经过双方的共同努力，新系统顺利切换上线，为东糖集团的管理提供了更高效和强有力的保障。