——森仕集团协同OA系统实施案例

森仕集团总部设在香港，是一家集纺织、服装、贸易、物流、投资等行业于一体的大型企业集团，是东南亚地区行业优秀舰队。其服装品牌为全球著名品牌，拥有中国知名品牌、中国驰名商标“森仕”及学生装品牌“橄榄鸟”，企业实力居国内同行业前五名。

广州森仕时装（赣州）有限公司由森仕集团（香港）有限公司投资控股，自2001年创办以来，积极实施名牌战略，走品牌专业化发展道路，先后推出“森仕”男装系列和“橄榄鸟”青少年装等系列服饰。其中“橄榄鸟”青少年装融“健康 飞翔好时光”的设计理念，将“服务学生，走向未来”作为自己的使命，现已成为中国青少年学生装品牌先锋。市场由赣南到省内其它市(县)，由华东到华南、由西南到中原、由西北到华北遍及全国，并在以上区域先后建立了多个生产基地,实现了跨跃式发展，是一家持续、快速、健康成长的公司。现已成为全国最大的学生装生产、销售企业之一。

随着企业的发展，为了提高企业日常沟通与办公的效率，需要建立一套适合森仕特点的综合沟通与办公平台。经过森仕集团对多家供应商的甄选，最后选择广州市天剑计算机系统工程有限公司的天剑cOA产品作为森仕集团的沟通与协同办公平台。

实施内容

1.基础平台的建设

通过天剑cOA产品，帮助企业实现以下具体功能:

1）资料共享平台:

1. 文件共享：对文件的存放、分类、阅读和查找进行有效的组织和控制，自己创建的文件可以共享给其它人，也可以查阅别人共享给自己的文件，可以灵活控制每一份文件的访问权限。
2. 公共信息：可以发布各类公共信息，帮助企业员工及时了解企业的各类动态信息。发布的信息可以包括：公司新闻、公司制度、宣传资料、政策法规、常用信息、卫生与健康、通讯录等。

2）信息沟通平台

1. OA短信：可以在OA系统中发送、接收短信息，可以在线交流和留言。
2. 电子邮件：可以在OA系统内部收发电子邮件，也可以建立基于Internet的企业级电子邮件收发服务。同时支持Web方式和POP方式（Outlook、Foxmail等）的邮件收发。
3. 手机短信：可以在OA系统中发送手机短信，当有重要工作处理时，可以发送手机短信，及时通知非在线用户，确保重要工作及时通知与处理。

3）行政办公平台

1. 个人事务处理：在OA系统中处理诸如：督办任务、审批委托、电子邮件、收藏夹、文件共享、短信中心、日程管理、名片管理、相册管理、个人考评、个人设置等个性化的事务。
2. 人事管理：提供人事档案、培训记录、奖罚记录等功能，可以根据条件组合来查询员工信息，也可以按照性质（合同工、临时工、在职人员、离职人员等）、按年龄段、按职称、学历、按部门等来统计出员工人数。
3. 借阅管理：提供包括图书、文件、合同、印章等资料的登记、借阅、库存管理。
4. 车辆管理：提供车辆资料登记、司机资料登记，车辆出行、维修、事故、投保、 年检、报废等资料的记录，车辆使用申请、派车、车辆与司机的调度管理功能，车辆使用情况的统计功能。
5. 出差管理：提供对出差申请、出差报告的管理。
6. 请假管理：提供对请假审批过程的管理。
7. 会议管理：提供对会议全过程进行管理，包括会议申请、会议通知、会议纪要、会议室、会议安排的管理。
8. 接待管理：提供对公司接待事务的管理，包括接待申请、审批，登记来访人员的信息、接待结果信息的管理。提供接待信息的查询与统计功能。
9. 行政公文处理：可以在OA系统中处理公司内部的各类审批事项，如：工作计划与总结、汇报、请示、督办、各类申请、通知、会议、请假、出差等日常行政办公事项，都可以在OA系统中进行办理和审批。通过信息交流平台实现审批过程提示信息的及时送达。

4）规范协作平台

1. ISO管理：提供对企业ISO体系文件的管理，规范企业的管理流程。具体包括：ISO体系文件、文件发布、版本更新、旧版文件等功能【高级版功能可以使用Office控件】。
2. 流程管理：通过“审批流程”实现企业知识管理相关制度与规范的流程审批，提高工作效率。
3. 流程监控：处理人可以对各类文件的处理情况进行实时监控，了解每个环节处理人的办理情况，并可以进行催办。
4. 规范制度：为企业提供各类规范制度的发布、分类、搜索场所。
5. 文件类别管理：提供对企业内部的所有文件的类别进行集中、统一管理，规避“随心所欲、各自为政”的文件分类，规范企业文件管理。

5）企业文化平台

1. 企业形象：宣传企业质量方针、企业宣传、企业策划、企业精神、企业作风、企业定位、企业旗帜、创业理念、经营宗旨、企业哲学、伦理研究、形象设计、员工誓词、行为规范、核心价值观、企业发展观等内容，树立企业形象，展示企业风采，增强企业凝聚力，促进企业文化的建设。
2. 电子论坛：为企业内部员工提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，营造一个相互帮助、相互理解、相互激励、相互关心的工作氛围。
3. 领导信箱：系统提供了一个全体员工与企业管理层沟通的途径，每个员工都可以在这里通过发送信件的方式向企业的管理者发表对企业管理的各类意见或建议。
4. 电子刊物：实现在OA系统中收集、整理、发布公司内部的刊物。
5. 网上投稿：在OA系统中进行投稿，由投稿箱管理员对投稿的信息进行整理、分类与筛选，被采用的稿件将发布到公共信息相应的模块中。
6. 投票管理：实现在OA系统系统中进行投票发布与投票，支持匿名和实名投票，可以动态实时查询投票结果，并以图形化的方式统计投票结果以及相关选项的投票数。

6）知识管理平台

1. 知识创建：对OA系统中有用的文件收集归档到知识库中；并通过通讯协作与交流，发现创造隐形知识。
2. 知识整理：分类整理存储管理显性知识，对知识库中的知识进行存储、归类、整合、更新等处理。
3. 知识利用：按照“按需索取”的方式，在知识库中查阅感兴趣的、有用的知识文档。
4. 知识传播：通过各种方式传播知识，如交流教育和培训；并在工作中运用知识。可以进行知识订阅、分发、检索等操作，实现知识有序有节的传播。

2.扩展功能的实现

在基本功能实现的基础上，根据森仕集团的实际管理需求，又量身定做了符合森仕集团业务的－采购/销售管理：实现在OA系统中实现采购与销售数据的提交、审批、导出，具体功能如下:

1. 实现在OA系统中对采购数据的提交、审批和发布给供应商，将OA的部分功能提供供应商使用，将现在的通过传真的方式改成在OA上进行。
2. 知识整理：分类整理存储管理显性知识，对知识库中的知识进行存储、归类、整合、更新等处理。
3. 在OA系统上对销售订单的上单与下单进行提交、审批和流转等，将通过传真交易方式改成在OA上进行。

亮点：实现内部管理与外部供应商之间的无缝协同。

实施效果

通过协同OA系统的成功上线运行，森仕集团的沟通模式发生巨大变化，使得森仕集团分布在全国各地的分公司、生产基地、业务人员、差旅人员之间的沟通畅通无阻，真正实现了随时随地地沟通无极限。

通过协同OA平台，不仅实现了森仕集团内部处理事务的即时协同，同时，跟外部供应链之间也实现了随时随地的协同，大大提高了协同办公的效率。

森仕协同OA，真正实现了：沟通无极限、协同进行时！